¿Cómo elegir un sistema POS/ terminal de punto de venta?
En estos tiempos, existen un conjunto de herramientas tecnológicas que son cada vez más indispensables para la gestión de un negocio. El sistema de punto de venta (POS por sus siglas en inglés) es uno de ellos, ya que le permite realizar operaciones en poco tiempo, mejorar la gestión de su inventario e incrementar en gran medida la experiencia de cada cliente.
Por lo tanto, se trata de una herramienta tecnológica fundamental en tiempos de creciente competitividad. No obstante, existen algunos ítems clave, a los cuales usted les debe prestar atención sí pretende realizar una elección certera y adecuada. Veamos los siguientes puntos para conocer la información adecuada.
Determine sus necesidades
En el pasado han existido sistemas de punto de venta tan simples como cajas registradoras y máquinas de tarjetas de crédito. Sin embargo, hoy en día existen una cantidad mayor de opciones, las cuales se pueden adaptar de alguna forma a las necesidades de cada empresa o negocio.
Para conseguir el sistema más adecuado según las características de su negocio, primero debe conocer las funcionalidades principales de cada software. Algunas de ellas son pedidos en línea, bases de datos de clientes, POS móvil, registro de huellas dactilares, control de empleados, gestión de recetas ingredientes, entre otras.
Al seleccionar un sistema que se adapta de forma perfecta a las necesidades de su negocio, entonces usted se ahorrará una gran cantidad de esfuerzo y dinero. Usted necesitará asignar sus requisitos, lo cual se puede lograr a lo largo de diferentes etapas.
Algunos ejemplos de ello son el momento del desarrollo de su negocio, a lo largo de la formación del personal, y también en el día a día. Esta última etapa se da debido a que, sí cuenta con demasiados funcionalidades, estas ventajas podrían terminar siendo un obstáculo.
¿Qué hardware quiere usar?
Este punto es otro de los temas más importantes debido a que se relaciona a las características de su negocio en particular. Usted deberá considerar qué tipo de hardware utilizará en su negocio.
Antes de chequear esta característica, debe tener en cuenta que muchos de los sistemas de puntos de ventas de hoy en día no requieren de un hardware específico para funcionar. Se trata de un requisito que ha quedado en el pasado, junto con los sistemas antiguos.
Desde hace varios años existen muchos sistemas de puntos de venta disponibles para ser utilizados en Ipads. Junto a ello, se trata de un avance tecnológico importante para aquellos negocios o empresas que requieren de una inversión mínima para comenzar a funcionar. De la misma forma hoy en día existen muchos software capaz de ser utilizados en smartphones y PCs.
Diferentes sistemas para diferentes tipos de empresas
Entre los sistemas que están disponibles hoy en día existen algunas características en común y muchos otros aspectos distintos. Una elección adecuada debe tener en cuenta si las características que ofrece el sistema se pueden adaptar a las necesidades del sector de su negocio.
Por lo tanto, si se trata de un negocio similar a un restaurante, usted debería considerar que su sistema puede proporcionarle funciones que se adapten a ese ritmo de trabajo en particular.
Siguiendo el ejemplo, usted necesitaría dividir la factura final, añadir, modificar o eliminar ciertos ingredientes de un plato, crear innovadoras ofertas de combos y platos de comida, enviar los pedidos de los clientes a la cocina, gestionar cada una de las mesas de su negocio, entre muchas otras.
Lo que significa que usted cuenta con una mayor versatilidad al momento de seleccionar un adecuado software de punto de venta. El único rasgo distintivo de los sistemas modernos es que sus compañías ofrecen un servicio mes a mes.
En conclusión, para conseguir conquistar el éxito en su negocio necesitará de un sistema que se adapte lo mejor posible a las necesidades del mismo.
Principales diferencias entre proveedores POS pequeños y grandes
Una de las principales diferencias entre ambos proveedores es el precio de cada uno de los servicios. Esto significa considerar que aquellos sistemas de punto de venta que se orientan a las grandes o medianas empresas requieren de un presupuesto mayor.
La razón de este incremento en el precio es que una empresa grande necesita de mayores funcionalidades específicas así como también de un mantenimiento más complejo y constante.
Por el contrario, las empresas pequeñas tienen a sus necesidades pequeñas, si las ponemos en relación a las necesidades de las grandes empresas.
Por lo general, las necesidades diarias que surgen en las empresas pequeñas requieren de funcionalidades simples en un sistema de punto de venta. Al mismo tiempo la configuración inicial y el mantenimiento son mucho más sencillos.
Regulaciones
Las regulaciones hoy en día están presentes en varios países y pueden presentar algunas pequeñas diferencias. En España se establece que cada negocio debe contar con al menos una forma de pago digital la cual además debe anunciarse en un lugar visible.
En Argentina, desde el año 2007, los negocios en general deben contar con un sistema de punto de venta en forma obligatoria. Para ser más específicos, este requisito es obligatorio para aquellos comercios aquellos negocios que facturan entre 1 y 4 millones de pesos argentinos al año.
Por otro lado, en México existe un porcentaje muy bajo de negocios que optan por incorporar un sistema de punto de venta. Esto sucede debido, por un lado, a las altas comisiones mensuales que afecta a los negocios pequeños, así como también debido a que el dinero en efectivo se utiliza como forma tradicional de comercial.
Principales ventajas
Optar por un sistema de punto de venta, que consiga adaptarse de forma perfecta a nuestro negocio, nos puede brindar un conjunto de ventajas considerables. Por lo cual, a continuación podemos mencionar algunas de ellas en forma breve.
- Simplificación del trabajo: Un sistema de punto de venta podrá simplificar muchas de las tareas diarias de su negocio. Sin lugar a dudas esto permite ahorrar una cantidad de tiempo que es valiosa en cualquier empresa.
- Actualización: Hoy en día existen muchos tipos de sistemas de punto de venta que son actualizables. Esto significa que tiene la posibilidad de mejorar su funcionamiento y sus capacidades a lo largo del tiempo. Esto es importante ya que tardarán más en quedar actualizadas.
- Configuración adaptable: Usted podrá contar con un software que consiga entender sus necesidades. Sencillamente, usted podrá aplicar la configuración que requiera su negocio para funcionar de una manera más eficiente.
- Confiabilidad: La confianza es quizás uno de los puntos más importantes de estos sistemas. De forma sencilla usted podrá realizar las copias de seguridad que necesiten en caso de inconvenientes o imprevistos. En unos pocos pasos su información se mantendrá a resguardo.
Preguntas frecuentes – FAQ´s
¿Cómo trabaja un sistema de punto de venta con otras herramientas de contabilidad?
En caso de que te cuente con un software de contabilidad, deberá encontrar un sistema de punto de venta que puede integrarse de forma sencilla. Por otra parte, podría suceder que no cuenta con un software de contabilidad, o que ya tenga uno y pretenda cambiarlo.
En este caso, existen muchos sistemas de punto de venta que pueden adaptarse a ciertos softwares contables.
Qué sucede con un sistema de punto de venta cuando la conexión internet se interrumpe?
Cada sistema puede ofrecer distintas características. Sin embargo, la mayoría de los sistemas le permite seguir utilizando ciertas funciones específicas.
Es necesario adquirir el hardware y software del mismo proveedor?
Como ya se ha mencionado, existen muchos software que no requieren de un determinado hardware. Esto permite una mayor libertad para seleccionar el hardware más indicado para su empresa.
Conclusión
Podemos concluir este artículo resumiendo que usted deberá caracterizar su negocio. Mientras mejor realice esta tarea, será más fácil encontrar un software de punto de venta que consiga adaptarse en un 100% a sus necesidades. Se trata de una tarea importante si usted pretende conseguir el éxito para su negocio.
